Loontransparantie: wat betekent de nieuwe Europese richtlijn voor jouw salarisadministratie?

De Europese Unie wil afrekenen met de loonkloof tussen mannen en vrouwen. Daarom is er een nieuwe richtlijn aangenomen die bedrijven verplicht open kaart te spelen over salarissen. Geen geheimzinnigheid meer rond loonstroken, maar transparantie en duidelijke criteria. Voor salarisadministrateurs en HR-professionals betekent dit een flinke verandering in de manier waarop je met beloningsgegevens omgaat. Wat komt er precies op je af en waar kun je nu al mee beginnen?

Wat houdt de richtlijn in?

De richtlijn draait om eerlijk belonen en gelijke kansen. Werkgevers moeten transparanter worden over hoe salarissen tot stand komen. Vacatures moeten een salaris of salarisrange vermelden, werknemers krijgen recht op inzage in beloningsstructuren, en loongeheimhouding in contracten wordt verboden. Grote organisaties krijgen bovendien een rapportageplicht over loonverschillen tussen mannen en vrouwen.

Gevolgen voor salarisadministratie en HR

Voor salarisadministratie en HR betekent dit dat processen en systemen anders ingericht moeten worden. Beloningscriteria moeten duidelijk vastliggen en toegankelijk zijn. Je moet inzichtelijk maken wat “werk van gelijke waarde” is, en werknemers moeten op verzoek looninformatie kunnen krijgen over hun functie(groep). Voor grotere werkgevers geldt dat ze periodiek rapportages moeten opstellen over de gender pay gap.

Concreet stappenplan voor salarisadministratie en HR

1. Data & archivering op orde brengen

Verzamel en structureer alle salarisgegevens per werknemer en functie, inclusief bonussen en toeslagen. Zorg dat je kunt aantonen hoe loonverschillen ontstaan en dat je data gemakkelijk beschikbaar is voor rapportage.

2. Beloningscriteria transparant maken

Leg duidelijk vast hoe salarissen worden bepaald: ervaring, vaardigheden, verantwoordelijkheden, prestaties. Documenteer dit en zorg dat het begrijpelijk is voor werknemers en management.

3. Functiewaardering checken en verbeteren

Bekijk of je huidige functiewaarderingssysteem logisch en objectief is. Zo kun je “werk van gelijke waarde” goed bepalen.

4. Vacaturebeleid aanpassen

Vermeld in nieuwe vacatures een startsalaris of salarisrange en vraag nooit naar het eerdere salaris van sollicitanten.

5. Informatievoorziening aan werknemers

Richt processen in zodat werknemers op verzoek inzicht krijgen in:

• Het eigen salaris
• Het gemiddelde salaris van collega’s in vergelijkbare functies, uitgesplitst naar geslacht
• De criteria voor beloningsverhogingen

6. Rapportages voorbereiden

Voor grotere werkgevers: bepaal wie verantwoordelijk is voor periodieke rapportages over de verschillen in gemiddeld inkomen tussen mannen en vrouwen (gender pay gap), en leg vast hoe je een eventuele loonkloof aanpakt.

7. Contracten en geheimhoudingsclausules controleren

Verwijder clausules die werknemers verbieden hun loon te bespreken, dit is straks niet toegestaan.

Waarom nú beginnen?

Voorbereiden levert niet alleen compliance op, maar versterkt ook vertrouwen binnen de organisatie. Een transparant beloningsbeleid draagt bij aan tevredenheid van werknemers en een positief werkgeversimago. Hoe eerder je begint, hoe soepeler de implementatie straks zal verlopen.

Voor salarisadministrateurs en HR-professionals betekent dit een flinke verandering in de manier waarop je met beloningsgegevens omgaat. Wat komt er precies op je af en waar kun je nu al mee beginnen?