Het uit dienst gaan van een medewerker is niet alleen een afsluiting van een arbeidsovereenkomst, maar ook het startschot voor een complex administratief proces. Denk aan de transitievergoeding, uitbetaling van openstaande verlofuren, vakantiegeld, reserveringen en andere vaste componenten. Bij elkaar vormt dit de eindafrekening, een klus die foutgevoelig is als het handmatig moet gebeuren.

Gelukkig zijn veel van deze onderdelen uitstekend te automatiseren in moderne salarissoftware zoals Visma Nmbrs. Mits correct ingericht, kunnen processen rond uitdiensttreding grotendeels automatisch verlopen, van berekening tot verwerking. In dit artikel leggen we uit hoe dit werkt en waar je op moet letten.

Waarom automatiseren?

De transitievergoeding is wettelijk verplicht en moet worden uitbetaald bij ontslag, zelfs als de werknemer er maar één dag in dienst was. Ook moeten openstaande verlofuren correct worden uitbetaald, evenals opgebouwde reserveringen. Als dit proces handmatig plaatsvindt, ontstaan snel fouten en vertraging. Automatisering zorgt voor consistentie, tijdwinst en voorkomt onnodige herstelacties.

Bij Incomme helpen we organisaties bij het optimaliseren van deze processen, met een sterke focus op Nmbrs en andere salarissoftware.

Transitievergoeding in Nmbrs

Nmbrs biedt de mogelijkheid om de transitievergoeding automatisch te laten berekenen op basis van het periodesalaris en de duur van het dienstverband. Dit kan via de uitdienstwizard, waarin eenvoudig de laatste werkdag wordt ingevuld. Het systeem berekent vervolgens de vergoeding conform de wettelijke richtlijnen.

Voor correcte verwerking moet wel zijn voldaan aan enkele voorwaarden:

• De historische salarissen van de medewerker moeten volledig en accuraat zijn ingevoerd.
• Bij oproepcontracten wordt de transitievergoeding berekend op basis van het gemiddelde aantal gewerkte uren over de afgelopen periode.
• Bij medewerkers met bijzondere regelingen (zoals de 30%-regeling) zijn extra aandachtspunten van toepassing.

De vergoeding wordt vervolgens opgenomen in de loonstrook en meegenomen in de loonaangifte.

Eindafrekening en vaste looncomponenten

Bij uitdiensttreding moeten vaak meerdere looncomponenten naar rato worden berekend voor de periode waarin de medewerker nog wél in dienst was. Denk aan:

• Vakantiegeld
• Eindejaarsuitkering
• Vaste toeslagen
• Openstaande verlofuren

In Nmbrs kan dit grotendeels automatisch, mits de modules en dashlets goed zijn ingericht. Via de uitdienstwizard geef je aan of vaste componenten naar rato moeten worden berekend. Daarnaast kun je instellen of openstaand verlofsaldo automatisch wordt uitbetaald.

Voor uitbetaling van verlofuren is het essentieel dat:

• De verlofmodule correct is ingericht.
• De medewerker het juiste verlofmodel volgt.
• De instelling "Uitbetalen bij uit dienst" is geactiveerd.

Bij correcte inrichting wordt het openstaande saldo automatisch uitbetaald in de periode van uitdiensttreding, of, indien gewenst, in de daaropvolgende periode.

Stappenplan: foutloos uit dienst in Nmbrs

1. Controleer inrichting vooraf

Zorg dat alle benodigde modules zijn geactiveerd en ingericht, inclusief verlof, reserveringen en transitievergoeding. Check ook de looncomponenten die naar rato moeten worden verwerkt.

2. Gebruik de uitdienstwizard

Voer de laatste werkdag in en bepaal of componenten naar rato moeten worden berekend. Geef aan of verlofuren automatisch moeten worden uitbetaald.

3. Laat Nmbrs het werk doen

Het systeem berekent automatisch:

• Transitievergoeding
• Uitbetaling van verlofuren
• Reserveringen vakantiegeld / eindejaarsuitkering

4. Controleer de loonstrook

Verifieer dat alle bedragen correct zijn berekend en opgenomen zijn in de loonstrook. Controleer ook of de loonaangifte correct wordt opgesteld.

5. Rond af en archiveer

Zorg voor een volledige uitdienstadministratie: documenten afronden, toegangen intrekken en digitale dossiers bijwerken.

Incomme helpt bij inrichting en training

Nmbrs biedt uitgebreide mogelijkheden voor automatisering, maar het begint bij een juiste inrichting. Incomme ondersteunt organisaties bij de implementatie van Nmbrs, verzorgt conversies en geeft trainingen om optimaal gebruik te maken van de functionaliteiten.

Ook voor organisaties die met andere softwarepakketten werken, zoals Loket.nl, AFAS en Exact HR- en Salarisgemak, biedt Incomme passende ondersteuning. Want wat je systeem ook is: niemand heeft zin om eindafrekeningen handmatig te blijven doen.

Tot slot

Een correcte transitievergoeding en foutloze eindafrekening zijn niet alleen wettelijk verplicht, maar ook essentieel voor een professionele HR-administratie. Door het proces te automatiseren voorkom je fouten, bespaar je tijd en vermijd je herstelacties.

Een medewerker uit dienst melden vraagt om meer dan alleen een einddatum invoeren. Transitievergoeding, verlofuren en reserveringen moeten correct worden berekend en uitbetaald. Handmatig verwerken vergroot de kans op fouten. Met een juiste inrichting van Nmbrs automatiseer je dit proces grotendeels. In dit artikel lees je waar je op moet letten en hoe je risico’s voorkomt.