Voordat je aan de slag kunt met je nieuwe HR-, urenregistratie- en/of salarissoftware moet deze eerst worden geïnstalleerd, ingericht en afgestemd op je organisatie en bedrijfsprocessen. Met Incomme werkt je software soepel vanaf de start.
Pakketimplementaties gaan vaak samen met verandertrajecten en nieuwe doelstellingen. Bij Incomme hakken we dagelijks met dat bijltje. Het hele implementatieproces is bij ons dan ook in goede handen.
Wij hebben voor elk afzonderlijk pakket gespecialiseerde consultants in huis. Experts die jarenlange praktijkervaring met implementatie- en veranderprojecten combineren met kennis van bedrijfsprocessen. Succes verzekerd.
We zorgen dat de dagelijkse werkzaamheden binnen de HR- en salarisafdeling gewoon doorgaan tijdens het implementatieproces. Om dat te realiseren, stemmen we de organisatie van een implementatietraject zorgvuldig met je af.
Vooral grote implementaties vergen commitment en ondersteuning van je HR- en salarisafdeling. Dat kan tijdelijk extra druk opleveren. Indien gewenst hebben we echter snel extra capaciteit voor je klaarstaan.
Als je overstapt naar een nieuw systeem, moet ook je data meeverhuizen. Omdat wij zowel je oude als je nieuwe systeem kennen, weten we precies wat daarvoor nodig is.
We beschikken over slimme tools om zelfs zeer complexe datasets te converteren en migreren. Bekijk hieronder ons datamigratie stappenplan.
1. Inventariseren en voorbereiden
We kijken wat je nu gebruikt, wat de wensen zijn van de organisatie en waar je naartoe wilt qua personeels- en salarissysteem.
Voor administratiekantoren zetten we de branches die geconverteerd moeten worden op een rij. We beginnen met de makkelijkste en eindigen met de moeilijkste. De bedrijven die een eigen conversieplan nodig hebben, gaan op een aparte lijst. Dat zijn de specials.
2. Data converteren
Het is niet altijd even makkelijk om werknemersgegevens uit salarissystemen te halen. Voor het beste resultaat willen we toegang tot het bestaande systeem zodat we daar zelf de exportsets en loonaangiftebestanden, de basis voor de dataconversie, uit kunnen halen.
Op basis van de gegevens uit het loonaangiftebestand converteren we de bedrijven één voor één. De gegevens verrijken we met exportsets zoals salarisgegevens, roosters en banknummers.
3. Optimaliseren, inrichten en importeren
Eerst kijken we kritisch naar het huidige gebruik van de gegevens en de inrichting. Als we gaan converteren gebruiken we zoveel mogelijk cao-modellen en default bedrijven. Daarmee besparen we veel tijd bij de verdere inrichting. Als alles tot in de puntjes geregeld is, importeren we de gegevens.
4. Herverlonen en eventuele verschillen verklaren
Is alles geconverteerd? Dan gaan we inrichten en de administraties controleren. Kloppen ze? Zijn ze volledig? Als er eigen pensioenregelingen zijn die de software niet uitlevert, maken we die aan.
Je kunt ervoor kiezen de inrichting zelf te doen. Wij helpen je graag op weg. Met een checklist met de belangrijkste aandachtspunten en controles bijvoorbeeld.
Je kunt er ook voor kiezen om alles aan ons over te laten. Wij richten dan alles in, zorgen dat de berekeningen aansluiten bij die van het vorige systeem en rapporteren eventuele verschillen. Bij de controle van de inrichting gaan we uit van de meest recente loonstrook.
5. Documenten converteren
Ook elektronische dossiers kunnen we voor je omzetten. We halen de bestanden uit het oude systeem en lezen ze via de API opnieuw in het nieuwe pakket in.
6. Systeemintegraties en uitleg HR-module
Stap 6 gebruiken we om de systeemintegraties te realiseren. Het gaat daarbij om koppelingen met bijvoorbeeld plannings- en urenregistratiesystemen of systemen voor ‘applicant tracking’.
7. HR-mogelijkheden
Als de payroll staat, zoomen we in op de HR-mogelijkheden. Meer concreet gaat het om het uitleggen van:
8. Livegang-ondersteuning
Begint het nieuwe jaar? Dan gaat het systeem live. Natuurlijk zijn wij erbij om te ondersteunen. Voordat we de eerste run draaien, zorgen we ervoor dat jaarlonen, bijzonder tarief en beginsaldi van eventuele reserveringen worden ingelezen.
Neem vrijblijvend contact met ons op. Bel 0416 22 15 00 of stuur een mail naar info@incomme.nl.
© All Rights Reserved. Incomme B.V. 2025 | Disclaimer | Algemene leveringsvoorwaarden | Privacy beleid
