Zorgeloos overstappen
in 8 stappenEen migratie veel gedoe? Geen zorgen, wij helpen je met ons handige overstapprogramma. Alles wat jij hoeft te doen is kiezen wat je nodig hebt: alleen dataconversie of de gehele migratie.
Ons totale migratietraject bestaat uit de volgende stappen:
1. Inventariseren en voorbereiden
We kijken wat je nu gebruikt, wat de wensen zijn van de organisatie en waar je naartoe wilt qua personeels- en salarissysteem.
Voor administratiekantoren zetten we de branches die geconverteerd moeten worden op een rij. We beginnen met de makkelijkste en eindigen met de moeilijkste. De bedrijven die een eigen conversieplan nodig hebben gaan op een aparte lijst. Dat zijn de specials.
2. Data converteren
Het is niet altijd even makkelijk om werknemersgegevens uit salarissystemen te halen. Voor het beste resultaat willen we graag toegang tot het bestaande systeem zodat we daar zelf de exportsets en loonaangiftebestanden, de basis voor de dataconversie, uit kunnen halen.
Op basis van de gegevens uit het loonaangiftebestand converteren we de bedrijven één voor één. De gegevens verrijken we met exportsets zoals salarisgegevens, roosters en banknummers.
3. Optimaliseren, inrichten en importeren
Eerst kijken we kritisch naar het huidige gebruik van de gegevens en de inrichting. Als we gaan converteren gebruiken we zo veel mogelijk cao-modellen en default bedrijven. Daarmee besparen we veel tijd bij de verdere inrichting. Als die tot in de puntjes geregeld is, importeren we de gegevens.
4. Herverlonen en eventuele verschillen verklaren
Is alles geconverteerd dan gaan we inrichten en de administraties controleren. Kloppen ze? Zijn ze volledig? Als er eigen pensioenregelingen zijn die de software niet uitlevert, maken we die aan.
Je kunt ervoor kiezen de inrichting zelf te doen. Wij helpen je graag op weg. Met een checklist met de belangrijkste aandachtspunten en controles bijvoorbeeld.
Je kunt er ook voor kiezen om alles aan ons over te laten. Wij richten dan alles in, zorgen dat de berekeningen aansluiten bij die van het vorige systeem en rapporteren eventuele verschillen. Bij de controle van de inrichting gaan we uit van de meest recente loonstrook.
5. Documenten converteren
Ook elektronische dossiers kunnen we voor je omzetten. We halen de bestanden uit het oude systeem en lezen ze via de API opnieuw in in het nieuwe pakket.
6. Systeemintegraties en uitleg HR module
Stap 6 wordt gebruikt om de systeemintegraties te realiseren. Het gaat daarbij om koppelingen met bijvoorbeeld plannings- en urenregistratiesystemen of systemen voor ‘applicant tracking’.
7. HR-mogelijkheden
Als de payroll staat, zoomen we in op de HR-mogelijkheden. Meer concreet gaat het om het uitleggen van:
- Personeelsinformatiemodule (partner- en kindgegevens, waarschuwingsadressen, opleidingen, verstrekkingen, etc.)
- Opmerkingen en actiepunten
- HR-signaleringen
- Personeelsdossier
- Personeelsdeclaraties
- Verlof en verzuim
- Klant-, manager- en werknemerinlogs
- Word sjablonen
- HR worklows voor o.m. onboarding en contractverlenging
8. Livegang-ondersteuning
Begin het nieuwe jaar gaat het systeem live. Natuurlijk zijn wij erbij om te ondersteunen. Voordat we de eerste run draaien, zorgen we ervoor dat jaarlonen, bijzonder tarief en beginsaldi van eventuele reserveringen worden ingelezen.
